Журнал деятельности.

Оглянитесь на проходящий день и оцените, сколько времени вы тратите на маловажные вещи, которые, в действительности, не приближают вас к успеху в работе? Сколько времени вы тратите на чтение нежелательной почты, пустую болтовню с коллегами, на распивание чашек кофе или на обед? А как часто вы думаете: «Я мог бы достичь большего, если бы у меня было хотя бы полчаса дополнительно каждый день».

Осознаёте ли вы, в какое время дня вы проверяете свой почтовый ящик, пишете важную статью или составляете долгосрочный план?

Функциональная эффективность большинства людей различна в разное время суток и зависит от колебаний энергетических уровней организма. Ваша эффективность может зависеть от количества сахара в крови, времени прошедшего после последнее перерыва, обычных отвлекающих факторов, стресса, дискомфорта, ряда других факторов и их сочетаний.

Журнал деятельности поможет вам проанализировать, как вы в действительности тратите своё время. Впервые заведя журнал деятельности, вы можете испытать потрясение, увидев, сколько времени вы тратите. Надеяться в этом деле на память становится весьма сомнительным, вы легко можете забыть о затраченном на непрофильные задачи времени.

Как использовать журнал деятельности.

После нескольких дней регулярного использования журнала деятельности вы сможете понять, как и на что вы тратите своё время, и сколько времени вы тратите на действительно важные вещи. Расчертите в журнале таблицу на пять колонок: Время, Вид Деятельности, Продолжительность, Значимость (высокая, средняя, низкая). Каждый раз при смене деятельности, будь то разговор с коллегами, непосредственно работа или принятие пищи, впишите это в таблицу своего журнала деятельности.

Во время проведения своей деятельности, обратите внимание на ваше состояние: усталость, энергичность, тревожность, слабость и так далее. Делайте это периодически в течение дня. Можете также составить таблицу вашего состояния в зависимости от времени и вида деятельности для сопоставления её с журналом деятельности.

Изучите свой журнал.

После нескольких дней ведения журнала деятельности, проанализируйте его. Возможно, вы обеспокоитесь тем, сколько времени вы тратите на выполнение работ низкой значимости.

Вы также можете обнаружить, что в определённые часы дня вы энергичны, а в другие испытываете усталость. Всё это, как говорилось выше, зависит от множества факторов. Так, сопоставив таблицу деятельности и таблицу вашего состояния, поэкспериментируйте со сменой деятельности в разные периоды времени, дабы выявить наиболее эффективный график работы.

Благодаря анализу вы можете освободить для себя больше времени. Примите во внимание следующие советы, которые подходят для большинства видов деятельности:

Исключите из своей работы ту деятельность, за которую не заплатит ваш работодатель. Это может включать в себя такие задачи, которые должен выполнять соответствующий работник, возможно за меньшую зарплату или в полставки. Например – отправка не относящихся к работе писем.

Составьте расписание для ваших самых сложных задач по времени суток, определив для них тот период времени, когда ваше энергетическое состояние находится на самом высоком уровне. Это позволит вам выполнить вашу работу более эффективно и за меньшее время.

Постарайтесь уменьшить частоту переключения между типами задач в течение дня. Например, читайте и отвечайте на электронные письма только два раза в день, утром и днём.

Сократите время, которое вы тратите на законную личную деятельность – например, приготовление кофе – постарайтесь делать это по очереди в своей команде, это экономит время и укрепляет командный дух.

Ключевые моменты.

Журнал деятельности, это отличный инструмент для проведения анализа времени, которое вы тратите, также, он помогает отслеживать изменения вашей энергии и эффективность в течение дня.

На основе анализа своей деятельности, вы выявите и устраните бесполезную трату времени или низкоэффективную деятельность. Плюс ко всему, вы узнаете суточные периоды времени вашей наибольшей эффективности, что позволит вам определить это время для решения наиболее важных задач.

К разделу "Управление временем"